時間管理必殺技 八頁小書三日計畫 - 時間管理

時間管理版的大家好，這篇文章對忙碌的大家應該會很有幫助喔
若有興趣可以看圖文並茂版，因為圖頗多
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/37732410

感恩
永錫

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昨天在BNI長富分會的例會中，我看到我的來賓projason（蔡興正）拿出他的八頁小書規劃事情，立刻就想起一兩年前，我們利用email互相討論八頁小書的製作方式。沒想到，這樣一個好用的工具一直陪伴我們到現在，真是充滿濃濃友誼的回憶。

我自己改良八頁小書已經很多年了，目前最好用，最常用的就是拿來作為三日的計畫，大家可以下載上面的圖片印在A4的紙上當做八頁小書（需要調整一下大小），我不大會做下載點，如果有義工願意幫我做下載點，我可以把這個檔案釋放給大家喔。

接著，快點來看看八頁小書三日計畫可以如何幫助我們吧...
(1) 三隻青蛙：九宮格的格子可以寫下近三天的青蛙目標

“先吃掉那隻青蛙”代表的就是每一天先做完重要的事情，這是我從潛能激勵大師博恩崔西書中學到的概念。

“若起床首件事是活吃青蛙,接下來就沒能難倒你的事”

首先，我們每天就認真面對這一天中最重要的事情，不解決，就不罷手，這對自己的自律及心智強度絕對是很好的磨練。

其次，當我們事前就寫下未來三天最重要的事情（每天三件，三天九件），我們的潛意識自己會幫助我們深思要如何處理好下一步行動，讓這件事情變得更加順利。

最後，處理青蛙的時間我們會在Todo時計中規劃，確保有足夠時間來處理最重要的事情。

* 吃素的朋友，這是一個書中的比喻
(2) 四個動詞：分成四欄四個動詞，打電話、外出、電腦、溝通，讓我們批次處理行動。

這個部分就是行動清單，我們依據不同的動詞來製作行動清單，這樣子執行時非常有效率。

A. 電話：將打電話列在一起，這樣子就可以批次打電話。

舉例，有幾個和代書溝通事項，這樣就一起思考，是不是打一個電話就可以了。

B. 外出：把外出及自己動手做的事情寫在一起，出門時一起做。

舉例，今天要去找律師朋友談事情，後天要去中正大學 演講並去台中出差，外出的事情就可以一併思考。

C. 電腦：電腦前面處理的事情

舉例：要去演講就要思考投影片的製作，寫下昨天和中正大學 主辦人討論的主軸，製作投影片的時候融入。

D. 溝通：和人當面溝通的事情

舉例，過一陣子要去北一女中演講，就可以請問一下最近遇到的朋友”如果再回到高中，您會做出什麼以前不會做的事情？”

這樣的行動清單，就可以讓我們在執行行動時候有個整體的是也來看每一個細微的行動，並可以用有效率的方式來解決問題。


(3) 三張計畫：有三頁的空間讓我們能夠規劃計畫，不用特別再找其他紙張。

通常我們每天要解決掉的重要問題都是比較複雜的狀況，此時就可以運用我們之前提過很多次的任務規劃，來規劃如何完成這件事情。

我自己很常使用心智圖來規劃，簡單的把要做得任務分解，並寫下關鍵字，就是一個很好的任務規劃。這些關鍵字我稱為”關鍵少量資訊”。

舉個例子：今天早上十一點我要去和BNI長富分會的展旭律師碰面

我想和他討論BNI長富分會未來的問題
他的女兒曾經上過我的研習會，所以這是一個很好的切入點
我也會請教他過幾天我要去北一女中演講前的準備題目，”如果再回到高中，您會做出什麼以前不會做的事情？”

這樣我們大約一個小時的碰面，內容就能夠很充實，這件事情是我今天的青蛙，就能夠比沒有規劃之前的品質更好。


(4) Todo時計：代表這三天的72個小時，可以畫幾條線就規劃好這幾天的生活。

Todo時計是我從日本的工作術雜誌中學到的概念，其實很簡單，每一個如同時鐘般的Todo時計代表了12個小時，兩個時鐘就是24小時，也就是一天。我們就在其中規劃我們的行程。

以我今天舉例，看最左上角的時鐘，我們可以看到九點鐘我預計去健身房運動到十點多，拜訪展旭律師的時間是上午十一點到十二點，必要時可以到十二點半，因為我和老婆約好要共進午餐。

在最右上角的時鐘，我們可以看到下午我的行程排的是寫書。

這樣子我就可以把我一天中的重要事情排定清楚，確認有足夠時間，小事情就利用空檔的時間批次處理。

(5) 兩收件匣：最後一頁是收件匣，不用翻頁就可以蒐集，快速好用。


結語

其實開始運用三日計畫後，我發現我運用時間的能力大增，三日計畫本身就是一個迷你但是完整的萬用手冊，可以放在皮包裡，非常方便（我的皮包裡有一支原子筆，可以隨時拿出來規劃事情）

單單是三日計畫八頁小書就可以開一堂課來分享囉，時間管理真的是樂趣無窮呢，不是嗎？

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