幸福行動家 線上課程(46)流程三 組織圖像化 194/200 - 時間管理

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By Kelly
at 2008-08-28T07:33

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最近忙著準備2008/8/30 台北場【幸福行動家 時間管理一日研討會】,這次在研習會中,我採用許多圖像化的概念來表達時間管理的概念,其中一個概念就是"組織"。

組織就是將清空收件夾加工後每一個行動,放到合適的清單中,在前面的文章,我提到了有四個清單是我目前使用得清單,分別是下一步行動清單、任務清單、行事曆、任務補充資料。

由第一張圖,我們可以看到中間的盒子就是收件匣,我們將收件匣中的雜事,加工成行動候後,一件件放到不同的清單中,這樣便能有條不紊地做好整理的工作,這是我們今天討論的第一個概念。
今天我們討論的另一個主角則是下一步行動清單。




把場合的概念運用在組織下一步清單上面,就變成上面的圖。

對於每一個行動,我們思考應該在哪一種場合處理,並將之放入不同的場合清單中。例如打電話的放在一起,email放在一起。不僅放入的時候清楚明白,執行下一步清單更能夠批次處理,可以省下許多的時間。

不僅如此,每週檢視時,由於行動已經依照場合分類,同一個場合的行動產生一種整合感,讓人思考如何能夠批次將之完成。

利用圖示,可以將複雜的概念具體化,這樣子來看組織這個流程,不就更加簡單了嗎?


我將組織的圖示,放在組織所有的Reminders(行動、任務、行事曆、任務補充資料)以及下一步行動清單兩個地方,一個是蒐集、加工、組織的三個流程,一個是下一步行動清單的分類。就算是放在一起比較,一樣相當的清楚。


其實這個組織的圖示概念,來自於一位日本的GTD迷,他設計了一種類似紙盤遊戲的概念(參見GTD+R ),來整理他GTD系統的卡片,由於我並不用卡片來做時間管理,當初看的時候只是覺得有趣,這次思考將時間管理流程圖像化的過程中,才覺得這個紙盤遊戲圖示,很適合來表達組織這個概念。


結語

我們訓練自己的時間管理能力,絕非是看看書,了解理論運作就結束了,而是要藉著這些所知,訓練自己處理事情的能力。GTD這類型的時間管理方法,將心中的雜事,生活中的困難問題,思考加工成行動,讓心中的壓力變低,才能產生創造力,這樣的能力是訓練出來的。

時間不停的流逝,其實是無法管理的,時間管理教我們的,其實是怎麼過我們的人生。怎麼讓自己掌好人生的舵,持續前進是我們一起共學的功課,一起加油。

延伸閱讀
2008/8/30 台北場【幸福行動家 時間管理一日研討會】EDM推出

圖文並茂版
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/19071114



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By Jacob
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By John
at 2008-08-26T22:14
※ 引述《avip ()》之銘言: : 其實我平時最晚七點會起床 : 如果要做早餐的話 : 六點二十左右就會起床 : 平時假日也差不多七點起床 : 睡眠時間大概是八小時左右 : 其實我主要想講的是 : 因為我在大學裡上班 : 零碎時間會拿來唸書準備考試 : 每天這樣坐著實在是胖得很快 : 辦公室的環境真的是年 ...