大學社團幹部如何做好時間管理（上）190/200 - 時間管理

2007年11月2日我在北京大學做了一個時間管理的研習會，當時協助我辦理這個活動的是北京大學生命科學學院博士生李娟以及北京大學青年成材促進會(YEA)，也因此有機會接觸到大陸一流的年輕學子。
大學生如果僅僅是求知，那也很可惜，當天參加活動的陳向是是清華大學自動控制系的學生，也是清華大學紅十字會學生分會會長。在紅十字會六年的時間，讓他不僅是一位優秀的研究生，也成為一位優異的領導者。

最近也有機會針對台灣一所國立大學全校社團幹部做一場演講，他們也整理出一些社團幹部常常面臨到的時間管理難題。我也利用這兩篇文章做一番思考，期許能夠在演講時有更好的互動及效果。今天先討論三個問題，明天再討論另外兩個。

1.開會時間總是在晚上，如何有效率的開會

先來說故事，我大二時擔任社團幹部，有一天晚上開會開到12點回家，回到房間，卻發現有兩個社團的朋友正在我房間裡面看電視，原本就累得要命的我差點昏倒。大學時，怕自己覺得寂寞，就想到自己的房間當作大家的客廳，這樣子就會有很多朋友來，便不覺得寂寞。但是，有了電視之後，雖然你有事要做，有書要讀，還是朋友常常來敲門要看電視。

我們講到如何來開會，而且是有效率的開會，就要想我做了什麼事情，才導致這個會議有效的發生？這是一種因果關係，我買了一台電視，就會導致常常有人來敲門的果，那我們做了什麼開會前準備，才可以產生節省時間的果？

a. 事前做好建立團隊的工作

在學年開始前，最適合做聯誼性的工作，或者先寄一些信件鼓勵幹部們，或者趁機舉辦一些聚會，凝聚團隊的士氣和默契，都是很好的方法。聯誼的活動，可以讓大家有一種認同感，也讓大家更瞭解我們的想法，先搞定人、事情才能搞定。

b. 議程及企劃案要 Plan ahead

在開會前，一定要排出議程，這樣子主席及與會者才能知道要花多少精力在每個議程中。如果有要討論的企劃，一定要有書面的資料（打字）。書面企劃提案，是提案者和其輔導幹部事前討論，而開會的目的，是整合團隊的共識，推動活動。這兩者分別清楚，就能省下許多開會時間。

c. 主持會議的技巧

會議的主持也相當重要，若是擔任主持人的角色，就需要除了排定今天議程，更要和提案人做一下溝通，瞭解重點，如何推動案子通過。除此之外，面對複雜的議程，最後先有一些會前會，找少數關鍵的人來先溝通（可以利用開會前20分鍾先行討論），也讓整個會議時間縮短。

永錫參加青商會九年，學習到議事能力的重要，除了可以運用團隊的力量推動工作，更能讓大家在意見不完全一致的狀況下取得最大共識，讓整個團體朝同一個方向前進。



2.計畫總是趕不上變化，如何訂定行事曆，及抓準籌備活動所需要時間?

員林青商會舉辦彰化縣英語演講比賽到今年已經舉辦六屆了，今年遭遇到舉辦場地彰化演藝廳臨時有問題，必須承租其他場地。當時，我立刻尋找到了一個備用場地並談妥，隔天便和社團幹部拜訪演藝廳，瞭解錯誤發生的原因（照例是溝通及行政流程的問題導致）。結果成功談成決賽活動延後一週舉辦的方式，順利解決場地問題。

舉辦活動時，總會有許多突發狀況，常常會讓人覺得活動辦不下去。但是，這其實常常也是另一個良機，勇於面對挑戰，活動反核就能辦得更好。

a. 寫好活動企劃書，才能機動應變

英文演講比賽由於已經舉辦六屆，因此留下了許多企劃案範本。我也和承辦主委多次就活動內容討論，並在社團內舉辦了籌備會。也因此，雖然意外發生導致整個行事曆變動，社團內的其他幹部卻能協助應變，這都有賴於事前對整個企劃的掌控狀況（企劃案及事前會議等），讓變動影響變成最小。

b. 抓準籌備活動所需要時間

演講比賽開始推動時，速度很慢，由於主辦的主委資歷深，但是很忙碌，我自己也因為二月份出國日數很長，導致整個活動推動的時間被延遲了。其實抓準籌備活動所需的時間並不容易，但是重點是要預留許多狀況的應變時間，不要預估一個月，就在一個月前開始準備，而是要儘量提早就設計出企劃案，才能避免時間不足導致的問題。

c. 生命會自己找到出路

辦活動也常常遇到不知如何推動的狀況，我在活動推動不順利時，總會想到侏儸紀公園片中的一句話"生命會自己找到出路"。面臨演講比賽的場地問題，第一時間是就是找尋替代方案，聯絡初賽場地員林高中，租借其禮堂作為決賽場地。第二件事情，就是聯繫彰化演藝廳，約好時間，由我們社團的幹部去拜訪，瞭解真實的狀況。

當時演藝廳提出該日確實無法租借，但是延後一週的話，場地是OK，雖然我一開始不以為然，但是在前去的幹部討論決議，決賽延後一週舉行（後來證明這樣子沒有問題。）

因此在遇到各種狀況時，都不用緊張，反要先慢下來思考。把問題切成小塊，自然可以順利進行。


3.從活動狀態進入讀書狀態的時間太長，如何改善?

大二時是我參加社團最瘋狂的時候，當時我擔任山地服務隊的隊長，同繫好友則是社團的總幹事。我們白天忙著上課及社團，下課後則完全投入社團活動，數不清的聚會及會議，成績當然是一落千丈。期末考時，我叫好友去考工程數學，他卻說因為沒唸書不想去了，那個學期，我被當了九個學分，好幾科六十，僥倖留在學校，好友則離開學校，再重考進歷史系。

出了社會後，我在工作之餘參加青商會，發現社團、家庭、工作的平衡的問題依舊存在，但是這次我因吃過苦頭，變得比較聰明。我知道我自己的優先次序永遠是家庭、工作、社團，遇到衝突時，便要有所取捨。

a. 找出自己的讀書屬性

有些人適合早上讀書，有些人晚上效率才高，有的人在圖書館最讀的下書，有的人則要有點吵雜的環境。你真的瞭解自己的讀書屬性嗎？寫晨間日記是一個很好的方法，可以紀錄自己的讀書狀況，並加以檢討，一步一步找出最適合自己的方式。這樣才能用自己合適的方式來讀書，自己也更願意花更多時間來做這件事情，事半而功倍。

b. 每週的時間區塊設定

學校和社團的作息，常常是用週來做單位，每週內的時間區塊可以事前規劃好。課表排出後，幾個帶狀時間固定給社團，幾個時間作為讀書的時間，如果固定出每週讀書時間，別人也知道那段時間內要尊重你。相對的我們也要尊重別人的時間，不論開會、聚會事前做好規劃，節省大家時間。

c. 減少熬夜，立刻補眠

熬夜偶一為之，和同學出去透透氣，放鬆一下是一件好事，但是要注意回來後的休息。建議熬夜後的幾天，要多睡一些，快速補眠，迅速回到熬夜前的狀態，朝目標邁進。

角色的平衡，是很困難的時間管理問題，自己要訂好優先次序及原則，除了自己遵守，也要讓自己的幹部知道，作為領導者，很多時間都是和其他人共同擁有的，要先做好溝通，才不會衝突。

結語
我自己高中時參加生物研究社，參加三年的社團，大學參加過排球隊及服務性社團，畢業後參加了國際青年商會，目前也參加了華人講師聯盟，深深感覺社團不僅讓我認識許多人脈、瞭解社會（校園）脈動，更能加強了許多方面的能力（議事、溝通、專案管控、領導、時間管理等）。

因此也很鼓勵在學學子可以多多參加社團，從中學習，並可以趁機磨練好時間管理的能力，兼顧好社團與學業的平衡。
相關連結
2008/8/30 台北場【幸福行動家 時間管理一日研討會】簡章
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/18547935

圖文並茂版
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/18668810

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