個人時間管理──達成目標的秘訣 - 學習

原文出處:
http://www-o.ntust.edu.tw/alumni/no47/p4.html


個人時間管理──達成目標的秘訣

文/副校長廖慶榮


　以下我想和台科大的校友們分享五項在個人時間管理中達成目標的秘訣，這些都是我個
人多年經驗所累積的心得，如果能夠做到這五項，你就可以無往不利，不斷地達成自己所
設定的目標，向成功邁進。

一、設定明確的目標

　時間管理最重要的就是設定明確的目標，因為時間管理的目的就是「將時間用在與目標
相關的工作上」。有句話說得很好：「沒有目標就像是開車沒有目的地一樣，不管你開得
多快，你什麼地方都去不了。」不過，目標絕不是狹義的工作目標，而是有許多不同對象
的目標，如健康目標、家庭目標、學習目標、公益目標。

　另一方面，我們也可將目標以時間來區分為「短期目標」和「長期目標」。我認為數個
月到半年的短期目標是非常重要的，因為「一個人半年後的成就是完全可以預知的，因他
將會達成自己的短期目標。」換句話說，如果你現在沒有訂定短期目標，半年後你會和現
在一樣，原地踏步，對於想要達到的事情並不會有所進展。

　訂定目標時，一定要有明確的時間。例如，「我要加強英語」並不是適當的目標，「我
要每天早上6:30至7:00聽半小時空中英語」才是好的學習目標。

　對每個人來說，在所有目標中最重要的應是「健康目標」。要達到此目標的方法只有簡
單的三點：健康飲食、定期運動、健康檢查。所以你應針對這三點訂出適當的目標。第二
重要的目標應是「家庭目標」。天倫之樂是最值得珍惜的，但很多人經常需要經歷巨變後
才能體會家庭的重要。如果你不花時間在小孩身上，也許小孩會在學校打架鬧事，成為不
良少年；如果你不花時間在配偶身上，外遇的可能性就會增加。為達到家庭目標，我們每
天至少應花一小時與太太小孩相處，也許一起運動、看電視、吃飯、聊天都可以。

二、擬定每日計畫

　如果今天你沒有決定要做什麼事，你什麼重要的事都不會做。當然，你的一天仍然在百
忙中度過，但是你完成的可能都是一些瑣事，和自己目標相關的工作一樣都沒做。因此，
每天上班前或開始上班時就要先寫下3至6項你今天「決心」要完成的事項，其中應該有幾
項是和你的目標相關的工作。同時間，應以「最重要的事先做」之原則，列出其優先順序
，依此順序進行工作。因為我們經常會先做容易或是自己喜歡做的事，如果不按照優先順
序，一些比較棘手的重要事項反而會沒完成。相對地，若能嚴格遵守「最重要的事先做」
，那麼即使沒能全部完成，根據80/20法則（80%的價值是由其中20%的事務所產生），我
們也完成了絕大部分價值的工作了。

　當你每天習慣擬定每日計畫，並能「持續」兩週的話，你會逐漸瞭解自己的能耐，慢慢
調整每日計畫的負荷量，以後所有寫下的每日計畫，必將順利完成，而你所設定的目標也
就順利達到了。

三、記錄你的生產時間

　生產時間是「用於與目標相關工作上的時間。」我認為：生產時間決定一切成就；這是
根據我的一個定理：「一個人」做「某件事」 所需要的生產時間是固定的。例如，你要
通過 TOEIC800 分所需要的準備時間是固定的；你完成手邊這項專案的總時間是固定的。
假設某教授完成手上這篇論文需要六十小時，如果每週花三小時，需花二十週〈約四個半
月〉才能完成；如果能提升至每週二十小時，那麼三週就完成了。所以問題就是那麼簡單
，你要完成一件事情，你就必須投入生產時間，你要加速完成，你就必須每天投入兩倍、
三倍的生產時間。

　生產時間的「記錄」非常容易，每天只有一個數字，如：三小時二十分。當你開始紀錄
時，你會驚訝地發現，自己的生產時間非常短，也許只有1小時，甚至是0，這時你就會注
意到自己時間的浪費。逐漸地，你將可提昇自己的生產時間，也許一天可達六、七小時，
甚至更多。這時你的目標就會逐漸達成，因為當你累積到足夠的生產時間，這個目標就自
然達成了。

四、將工作拆解為數項小工作

　很多事情看似很困難，不過如果將它拆解為許多「小工作」，就不會那麼困難了。例如
，對一位學生來說，寫篇碩士、博士論文，是件頗為艱鉅的事情。對於「寫論文」這件「
大工作」，我們可將它拆解為以下數項「小工作」：搜尋文獻、閱讀論文、和指導教授討
論、和同學討論、設計問卷、分析問卷、統計資料、撰寫程式、撰寫論文初稿、修改論文
。以上「撰寫論文初稿」的小工作，又可再細分為以下數項「小小工作」：前言、文獻探
討、定義問題、研究方法、實驗結果、結論、未來研究方向、參考文獻。如果精神好時，
可以撰寫 「 前言 」 等需要整體思考的部分；如果時間瑣碎或較疲憊時，可以撰寫「參
考文獻」等不需用大腦的工作。當數項小小工作完成後，一件小工作就完成了；當所有小
工作完成時，一件大工作就完成了。

五、永遠要行動

　我有兩個座右銘：第一，永遠要行動，就好像你不可能會失敗那樣；第二，任何事情永
遠有下一步該做的工作。我們經常會有疲憊或是碰到瓶頸的時候，這時總是打不起精神做
事，或是不知道要做什麼。不過，只要你「著手去做」，你很快就會進入狀況，知道要如
何進行下一步的工作，因為「任何事情永遠有下一步該做的工作」。 「行動」 與 「下
一步」 的良性循環，將會讓你一件事一件事的完成，最後順利達成自己所設定的目標。

　最後，我以馬來西亞一位演說家的一句話和台科大校友們共勉：好好把握今天，那麼每
一個昨天都會是一個快樂的夢境，每一個明天都會是一線希望的曙光。讓我們每天都在快
樂與希望中度過，那麼幸運自然會降臨到我們身上，因為我深信「幸運來自喜悅」。

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