twhsi時間管理 線上課程 (13) 運用晨間日記做好檢視與更新 時間管 - 時間管理

我們建立系統後，並不表示事情就此結束了，為了系統能夠順利運轉，我們就必須做好檢視的工作。晨間日記是twhsi檢視及同步時相當重要的工具，長期寫日記，就形成了個人寶貴的資料庫，筆者可以藉此檢視自己某一段時間內的作息及執行效果，並更新自己的行動系統，是很棒的一個習慣。

何謂檢視?就是利用時間回去檢視及更新系統內清單及檔案的工作，並作成工作紀錄。我一直覺得看過並不算檢視，寫下來才是。所以我的檢視方式偏向於寫下某些的事情，來作為檢視完成事項的參考資料。筆者也在此介紹我每日、每週、每半年的檢視方式及更新的想法和大家交流。


（1）晨間日記

到今天，twhsi已經累積了670篇晨間日記，我在這六百多天的日子裡，自覺得有很大的進步。蘇格拉底說" 沒有檢視的人生不值得活"，而晨間日記，正是我檢視自己的第一個工具，也是最重要的工具。

每天早上6點，我簡略用點早餐、晨讀一下經典、做些運動，就開始坐下來寫日記；先寫寫昨天發生的重要事情，紀錄一下自己五件做得不錯的事情在成功日記欄位中，回想一下，昨天為了心愛的老婆和兒子做的事情，寫一下和朋友的互動，思考一下自己的健康狀況，看精力管理有無需要改進之處，填一填一整天思考時間管理有無值得寫下的想法，這樣花了約15分鍾的時間，就完成了一天的晨間日記。


利用Microsoft Excel來寫日記，利用早上來寫日記，利用曼陀羅圖來寫日記，是晨間日記的三個要點。對我而言，一早起來寫下晨間日記，幫助我沈澱昨天發生的一切人事物，並思索一下如何在今天的一天中做的更好，是一個充滿意義的晨間時間。好友老K告訴我，連她60歲的媽媽都開始寫晨間日記了，那您何時開始呢？

（2）每週檢視

每週twhsi都會利用週日的上午做一下每週檢視，主要有三個步驟


a. 前後七天日記:

筆者會先看看之前七天寫的晨間日記，看看自己這一週內完成了哪一些事情，接著看看去年後七天的日記，看看去年的這段時間做了哪些事情，例如早上我就看到去年的11月我們全家到台灣南部墾丁渡假，度過快樂的三天，一下子，旅遊的記憶便浮上心頭。

b. 檢視行動清單

接著twhsi會看一下自己所有行動的清單，我自己是用IGTD來管理所有的行動，除了已經由雜事加工成行動，並已經分場合、任務不同組織好，所以檢視起來很方便，能夠幫助我迅速釐清重點，決定近期應該要做事的方向，並將之寫在我的周計劃之中。

c. 檢視周行事曆

最後我會看一下我下一週的行事曆，提醒一下自己下周的重要事件。（通常不會很多，因為除非必要，我不會把事情放在行事曆）

每週檢視幫助我可以瞭解上一週自己做事情的方向，釐清下一週自己要做的事情，是一個每週執行的好習慣。


（3）半年檢視

每年的二月及八月，筆者會花三四個小時的時間，自問自答這些半年檢視問題（這是彼得.杜拉克設計的問題）

a.首先提到哪些事做得不錯？
b.指出表現未必很好，但已盡力去做的事。
c.檢討不夠努力的事。
d.毫不留情地批判做得很糟，或是根本沒做到的事。
e.最後的時間，規畫未來6個月的工作：該專注做哪些事？該改善哪些事？該學些什麼？交一份報告給自己，說明了自己未來半年的工作與學習計劃。

twhsi會先瀏覽自己半年來的晨間日記，發表過的文章，看看自己討論區的留言，看看上次的半年檢視，之後回答上面五個問題。半年檢視讓自己擁有這半年明確的方向感，在永錫生活中有時迷惑的之際，就回去看看自己的半年檢視，就能夠找回自己的航道。



（4）更新

何謂更新？更新就是讓我們的行動清單，與事實一致。有了這樣的可被信任的清單，我們才會覺得這個清單有用，才會不斷的去維護好系統。要做好同步更新的動作，有以下三點值得注意。


a 時時清空--收件匣:

我的老爸在早上上班一到辦公室及下班後脫下衣服時，都會做清空收件匣的動作，這個習慣已經維持好幾十年了。我們必須常常做好清空收件匣，不然收件匣的東西，並不會自動執行，始終都在懸案的狀況。


b 再次加工行動清單

每週檢視的時候，也是筆者再次加工行動清單之時。有時候工作進展了，所以行動的事項就改變了。例如我有一個修理摩托車輪胎報胎的小任務，原本的工作事項是"打電話請李老闆過來牽摩托車去修理"，這件事情完成後，我會加工成"打電話給李老闆詢問修好的時間，並準備修理費"。這樣把行動做修正，合乎目前的狀況，就是再次加工行動清單。

c 製作每週計劃

每週twhsi都會在檢視行動清單時，都會把一些應該在本週完成的重要事項放在自己的每週計劃之中，這樣的益處是，當我在工作到一個段落時，回去每週計劃的表格中，立刻就能知道哪些事情還可以繼續處理。每週計劃就像是我這一週的羅盤，清楚的指出我這一週應該前進的方向。

更新和檢視這兩個工作常常是同時發生的，在檢視的同時，就想到哪些事情需要更新或加入，同步到系統之中。我們也會在之後的課程中對同步的執行方法做更深入的介紹。


結語

系統檢視及同步的工作,有以下幾點好處
* 清空我們的腦袋
* 讓我們的系統接近現實的狀況。
* 是一種心靈操練，幫助我們在面對一些突發狀況時，能憑藉直覺做出正確的判斷。
* 給我們更新過的完整行動清單，並找出最近重要的目標（周目標）

檢視及更新可以幫助我們瞭解自己，克服自己的缺點，尋求更好，更有意義的生命方向，是我很推薦的。

李開復先生的一本著作"做最好的自己"有一個英文的書名"Be Your Personal Best"，我很喜歡這個英文句子，我覺得我們生而為人，就不要放棄發揮自己潛力的機會。但是，很多人都缺乏合適的方法來做這件事情，這也就是我為何一直在寫作及演講時間管理的原因。時間管理只是一種方法論，其實不是最重要的，重要的，我們是不是一直擁有"Be Your Personal Best"的熱情。


下個階段，我們要介紹"晨間日記"，筆者會向大家，我最近的晨間日記心得，請大家繼續收看 :>

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