Getting Thing Done(GTD)的實做心得 - 時間管理

GTD(Getting Thing Done)嚴格來說並不算是一個時間管理系統，而是增加
效率的一種方法，經過了適應期，我的GTD系統也開始慢慢的步入軌道，在
這裡寫出一些我的心得給大家做參考。

GTD最簡單的做法就是：把腦袋給完全清空，你不用再去記憶等一下該做什
麼事，把記憶該做的事縮短到2分鐘以內，2分鐘以後的事情便記下來，依照
緊急的程度，等到有時間的時候或者是把它插入到行事曆中去處理。

以前我的生活是這樣子的：
起床，打開電腦，看一下網站…然後想著該做什麼事之後吃午餐，做預定的
一些報告，但是因為資料不全所以大部份時間花在資料搜尋身上，原本預計
在上課前完成卻因為資料搜尋的關係沒辦法處理完，在做資料搜尋之前又不
小心神遊到其它網站(臨時想到要買新的硬碟，所以上網拍搜尋硬碟)…上課
，下課，繼續我的報告以及資料搜尋。做到一半又突然想起自己的帳單今天
是最後一天，只好衝到便利商店把錢繳掉。回頭做報告，睡覺。計劃隔天去
買硬碟。

導入GTD後我的生活變這樣子：
起床，看一下我的待辦事項清單，把昨天已經列出來報告缺的資料做完資料
搜尋，吃午飯的時間順便搜尋了硬碟價格並決定型號，下午把報告完成，做
最後潤稿，列印出來，在上課的途中把該繳的帳單繳完，下課回家途中順便
買了新硬碟，回家後裝上新硬碟，剩餘時間做自己想做的事，睡覺。

一般在時間管理上太多人花費腦力在記"該要做什麼"上，而有些記憶力比較
差的人(像是我)，就常常忘東忘西，有時候做事的時候才突然想到某件事情
沒做，就這樣突然的雜事插入我原本在做的正事(因為怕待會又忘了只好馬上
做)，反而連正事都拖慢了。如果寫在待辦事項清單中，也會因為沒辦法分辨
它的緊急程度，反而有可能把緊急的事情放在後面，而較緩和的事情卻最先
辦好。

工具在時間管理上是相當重要的角色，在我還沒PDA之前，我是使用萬用手冊
加上一本筆記簿和隨手貼做分類，現在有了PDA後，因為數位記事的方便，所
以整個速度我加快了約一倍。

我大致上使用的工具有：
1.隨手貼：用來記錄我臨時想到的事情，未來再整理到記事本或萬用手冊上。
2.萬用手冊：將排程好的事情一步一步做好。
3.記事本：做好待辦事項清單，依照不同的緊急程度把事項排在不同頁次中，
這樣我可以快速的判斷不同的緊急程度中哪一項又是要最先做的。另外記事本
又分為兩次，一本是待辦事項，另一本是inbox(不知道該怎麼翻)，inbox就是
把所有要做的事情都記下來，等空閒的時候再分類入萬用手冊或是記事本上。

當一件事情進來了之後，我會先判斷是否可以在2分鐘內完成，如果在2分鐘內
可以完成的話我便立刻處理好，超過2分鐘的話我會先記在inbox中，再分類到
各工具中。

而事件(Event)我分為：
也許有一天(不緊急的事件，時間可以拖很遠，像是把要賣的東西弄好po上網)
等待清單(資料已送出但等待回音，通常是分組報告的內容或是等回信的e-mail)
下一步清單(排在今天的行事曆中，知道這件事做完接下來要做什麼事)
∟支援資料(知道做這件事時需要什麼樣的支援)
待辦事項(在Deadline前做好就可以的獨立事件，像是繳電話費)

最後在每一週空出一個晚上做緩衝區，以防止事情沒做完又拖到下個星期，打亂
了下個星期的排程。另外每星期花一個小時檢討哪個部份有缺點。

現在我大概都維持在兩個星期裡都有排程，因為我還是學生其實要做的事也很單
純，不過導入GTD的話，我做事的速度大概快了將近一倍有餘吧，現在買了新PDA
後，因為之前就已經用習慣了，所以用PDA後速度又更快了，分類也不用再重新
抄寫，直接複製貼上就行了，省了不少時間。

不過據說這套系統用在工作上比較有效，所以目前我算是訓練自己，以後出社會工
作後也許這套系統可以派上用場也說不定。


PS.之前我有PO文寫了一些小小心得，這套系統有相關的書籍，我在之前的po文有寫
到(關鍵字：GTD)，BTW這本書在金石堂線上購書的價錢比博客來便宜。

另外PDA系統我比較推薦Palm系統(目前是使用SONY TH55)，它的軟體較多，很多軟體
都是免費的而且整合性也不差，我聽說有在用GTD系統的朋友好像都是用Palm系統PDA
。
至於Windows的PDA(PocketPC)我感覺比較不那麼直覺，但是花俏的功能倒不少，但是
軟體不多(免費的更少)，也許是我很少接觸的關係吧(笑)。

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