時間管理 - 時間管理

運籌帷幄的工具：Omnifocus






圖文並茂版
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今年11月我到美國去上David Allen的GTD課程，注意到他運用Lotus Notes管理所有的下一步行動及任務。



其實我2007年2月第一次上David課時也看到了，但是沒有這麼深刻。這兩年來，我的下一步行動及任務混用了紙筆及數位兩種模式，但是David卻一直採用Lotus Notes的工具，兩相比對，讓我很有體會。



“任務清單數位化”



同中也有不同，其實我並不想把所有下一步清單數位化，反而覺得我把任務及其下一步清單數位化是很有價值的。任務費時較久，影響較大，以我個人的意見，數位化任務清單的邊際效應比起將所有的雜事下一步清單更好。



Why Omnifoucus?



回台灣後，我就開始挑選管理任務及其後續行動的工具，我之所以選擇Omnifocus有以下的原因。



a. 想要iPhone和Mac端的資料同步：資訊才能隨身攜帶

b. 軟體能長久更新：Omni公司頗有規模，長期更新可能高

c. 使用者評價好，這點Omnifocus當之為愧



因為上述理由，我同時買了Omnifocus桌面版及iPhone版本，經過實際體會，確實對我的時間管理系統頗有助益，也在此推薦。



David Allen的課程，我另一個體會最很深的是Perspective（洞察力），這點David Allen是用六個高度的概念來說明。



0 feet：就是跑道，指的是下一步行動清單。

1000 feet：這個高度是指任務清單。

2000 feet：這個高度是Area of responsbility，角色責任範圍，指的是我們對生命中角色是否能夠扮演好。

3000 feet：這個高度是Goals，大約是年度計畫的範圍。

4000 feet：這個高度是Vision，指的是願景，大約是五年計畫。

5000 feet：這個高度是價值觀及原則，涵蓋範圍是一生。



David Allen認為我們能夠下而上管理好各個高度，這樣就能增強Perspective（洞察力）的能力，而他是用Lotus Notes搭配心智圖、夢想版的工具來完成，而我當然也希望Omnifocus能夠擔負起管理六個高度的工具系統其中重要的角色。



因此上課後，我畫了上面的圖，意思是說我用每日計畫管理下一步行動清單，希望長久執行，達到自己夢想版的目標。



因此大家可以知道，我目前運用Omnifocus及八頁小書搭配，管理好在過程中的各種任務。



上篇文章介紹了八頁小書，這篇文章當然是介紹Omnifocus了，但是這兩個工具可是相輔相成呢。下面就Omnifocus最重要的三個面相蒐集、加工(context)、組織(project)來討論。





1 蒐集─做好完整的蒐集



一柄青光閃閃的利劍：「凌厲剛猛，無堅不摧，弱冠前以之與河朔群雄爭鋒。」─金庸小說 神鵰俠侶 獨孤求拜劍塚題字



我們運用Omnifocus來做時間管理前三個流程：蒐集、加工、組織。其實蒐就是在管理我們對別人、對自己的承諾，做好完整的蒐集。對我來說蒐集主要有三個大方向。



a. 由Omnifocus快捷鍵蒐集



Omnifous可以自設快捷鍵，電腦前隨時可以蒐集各種點子，有時間再整理。



b. 筆記本



每當上課、開會、演講、旅行，我偏好用紙筆筆記，有時候買筆記本（旅行），有時候就隨手拿張白紙畫畫心智圖。之後在一起整理，提煉出行動。



c. 隨手記錄



最後就是臨時想到的一些點子蒐集，這也是很重要的部份，目前我們的團隊正在開發iPhone上的程式喔，還請大家屆時多多支持囉。



完整的蒐集，讓我們完整信任我們的系統，讓所有的承諾都受到妥善的注意，是掌握Omnifocus這類數位清單的第一步。







2. 加工─用context來掌控下一步行動清單



紫薇軟劍，三十歲前所用，誤傷義士不祥，悔恨無已，乃棄之深谷。─金庸小說 神鵰俠侶 劍塚



Omnifocus很妙的一點就是可以管理好我所謂的下一步行動清單，也就是Context（場合）。而何謂Context呢？英文翻譯是「造成一個事件發生所需的環境」，例如：



舉例來說



打電話給學長請教婚禮舉辦事宜，所需的就是&電話

上網查詢各家禮餅公司的評價，所需場合就是@網路



Context 的概念有點像web 2.0的"tag”概念，藉著貼上一些"context"標籤，讓自己把雜事加工成行動。我自己在Omnifocus和紙筆工具用的是一樣的場合系統，我另加上了一些特殊的符號當做簡寫的標誌，例如&電話，就是因為"&"符號上下兩個圈圈表示電話的話筒。



行動一旦加上context，就能夠列成清單，批次處理，以下我介紹一下我常用的場合。



！自己做：例如汽車爆胎，自己換胎、補胎、再裝回去，這就是自己動手做。自己做又可細分是家中、辦公室、外出等地點



&電話：例如打電請輪胎行王老闆請他拖車去換胎。可以把常常打電話的人分成次清單，例如老爸、老婆、老闆等。



＠網路：例如上網查詢附近輪胎店的電話。意思就是上網狀況才能處理的事情。



％電腦：例如打這一篇文章就是%電腦這個context，意思是需要電腦，但是不一定要上網，主要用電腦上面軟體就可以處理的事情。



＊當面溝通：例如我這次到上海在上海交通大學創新創業比賽擔任評審，這就是當面溝通，當面溝通最珍貴，因為碰面是很不容易。



＃深思考：例如要籌備明年六月的婚禮，就不是一個行動可以達成，想要做好品質，就需要更深入的規劃及組織。等下要介紹的組織任務就是探討這個部分。



＄等待清單：例如王老闆將車開去換輪胎，就列在等待清單上，等他完成送回來。



這幾個"context"標籤，主要有兩個好處，首先，要加上這些動詞，就強迫自己要把雜事加工成行動，事情才能向前推進，其次，同一個context可以批次處理，效率大幅提昇。





這些context在omnifocus中都可以很輕易的設定，並同步到iPhone上，即使在沒有電腦的狀況下，還是可以隨時檢視，批次處理不同context的行動。例如打電話就一次聯絡六個朋友，發email就一次處理八封不同主旨的信，批次處理可以讓我們省下許多的時間。



當我們分解及處理行動已經很精確有效率後，接下來的就是要處理projects的部份。



3 組織：由下而上的組織整個任務



重劍無鋒，大巧不工。四十歲前恃之橫行天下。─金庸小說 神鵰俠侶 劍塚



Omnifocus 很重要的一點就是可以管理好Projects。剛剛我們提到六個高度，任務清單就是在管理這六個高度，用簡單的話來說，越高的高度，就是越長期的計畫，越低的高度就是越短期的計畫。任務清單管理的就是從短期到長期的計畫，從幾天，到一週、到一個月、半年、一年、五年、一輩子。



大家可以參見一下上圖左欄的樹枝狀結構圖，就可大略理解一下管理這六個高度的概念



話說明年六月小明要和心愛的女友結婚了，女友有一個美夢，就是辦一個完美的婚禮，因此要佈置新房、訂喜餅、挑戒指、買西裝、拍婚紗、邀親友、訂餐廳等等。任務有個願景，但是要許多的行動而管理。這個行動約有半年的時間準備，所以算是年度計畫，Omnifocus可幫助管理這個高度為年度計畫的結婚 project，組織好這些大大小小、許許多多的行動的。



組織好Projects和這許多行動有三種方式



a. Bottom-up：由下而上，從個別行動組織成project。



一般工作及生活的事情，經過蒐集和加工成下一步行動後，就可以組織在一起。就像是一開始摸到象鼻、象腿，有了一些概念後，就可以推測這是一頭大象。



舉例而言，剛開始準備婚禮時，一開始不知道要做什麼，女友要先去上網婚紗照公司，先去拍照了以後，就拿到喜餅、飯店的介紹DM，逐漸了解如何籌辦一個婚禮。小明就把這些行動提示蒐集在Omnifocus，再組成一個個如拍婚紗照，訂喜宴飯店、訂喜餅等Projects。



b. Top-down：由上而下，把大Project切割成小project及行動



當面對的事情是一整個大Project，最簡單的方式就是將大project拆解成幾個小Project，了解各個小project的要做的事情，大 project和小projects連結方式，各個小projects的連接關係，再把這些小projects要做的行動列出來執行。



舉例而言，小明的學長剛剛結完婚，小明和女友就去請教他，花一個小時，就把現在到明年六月要做的事情列成一張清單。回家後，小明就把整個結婚計畫切割成拍婚紗、準備訂婚用品、準備喜宴三個子計畫放在Omnifocus中，並列出每個子計畫的下一步行動。



c. Bottom-up及Top-down混合運用



對於更加複雜的專案，就要混合運用Bottom-up及Top-down兩種方法，利用Bottom-up掌握事情1/2或2/3的架構後，直接跳昇到整體的大視野，透過Why so?的邏輯思考，用top-down的模式，重新架構專案（reproject）。



我自己研究時間管理也依循了Bottom-up及Top-down混合運用模式，一開始運用context的概念來批次處理身邊的雜事，逐漸開始管影許多小 project，後來參加林偉賢老師Money&You課程，訂定自己的五年計畫，就可以由上往下有整體的視野。我就把五年計畫、年度計畫都放到 Omnifocus的架構裡，做 Bottom-up及Top-down混合運用，也就是本文的題目”運籌帷幄”。



結語：檢視的力量


四十歲後，不滯於物，草木竹石均可為劍。自此精修，漸進於無劍勝有劍之境。─金庸小說 神鵰俠侶 劍塚



這次到上海出差，我事前去書局買了一本筆記本，準備在旅途中塗塗寫寫，規劃一些事情。回台灣的班機上，我細細閱讀，好好的把這趟旅程在腦裡面複習了一番。



嗯，這就是檢視。檢視就是看一看，想一想



想要訓練自己的perspective力，不僅要蒐集、加工、組織、行動、還好好好看看自己做了些什麼，還能做什麼。



上海只有五天，用筆記本很適合作為規劃工具，但是長期的計畫用Omnifoucs才適合是的工具。每週我會找個時間，一兩個小時，細細看看自己的每一個 project，看看有沒有需要管理或新增，完整的project就看看八頁小書，增加一些想法，剛剛孵化的project，就累積在Omnifocus 中，讓project自然的成長，開枝散葉。



這每週的檢視，就是對我人生的運籌帷幄，Omnifocus是我掌控人生的利器，那您呢？





這篇文章是我從美國回來路上就在朝思暮想的一篇文章，我也相信這樣的原則可以套用在許多工具上，以這篇文章送給大家，感恩。






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